As jy al ooit ‘n maatskappy gebel het en begroet is deur ‘n vriendelike outomatiese stem wat jou ‘n spyskaart van opsies bied, het jy ‘n outomatiese bediende teëgekom. Sonder ‘n regstreekse agent lei hierdie outomatiese stelsel jou na die regte departement of persoon deur jou opsies uit ‘n spyskaart te laat kies.

Meervlakkige outomatiese bediendes verbeter die oproeper-ervaring deur ‘n gesofistikeerde en diepgaande spyskaartstelsel aan te bied, volledig aangepas by ‘n kliënt se behoeftes. In teenstelling met standaard bediendes met ‘n enkele laag opsies, bied multi-vlak stelsels ‘n hiërargie van keuses, wat bellers in staat stel om na die presiese diens of departement wat hulle benodig, te soek.

Dit lei tot meer akkurate oproeproetering, verminderde wagtye en verminderde bellerfrustrasie.

Alhoewel die voordele van multi-vlak motor bediende duidelik is, bly die vraag: is dit die moeite werd om op te gradeer na hierdie gevorderde stelsel? Vir sommige maatskappye lyk dit dalk nie nodig om hul huidige motorbediende op te knap nie, veral teen ‘n hoër koste.

Om die beste besluit vir jou span te neem, sal ons die kenmerke en voordele van multi-vlak outomatiese bediendes en belangrike oorwegings ondersoek om in gedagte te hou as jy besluit om die duik te neem.

Let wel: RingCentral is een van die min high besigheidstelefoondienste wat ‘n multi-vlak outomatiese bediende by elke plan insluit. Kyk na ons RingCentral-oorsig om meer te wete te kom.

Hoekom maatskappye ontgroei basiese motor bediendes

Basiese outomatiese bediendes is dikwels kliënte se eerste kontakpunt met ‘n besigheid. Hulle hoofverantwoordelikheid is om oproepe doeltreffend na die toepaslike lyn te stuur. Hulle groet bellers met ‘n vooraf opgeneemde boodskap en ‘n eenvoudige kieslys van opsies, soos “Vir verkope, druk 1. Vir kliëntediens, druk 2,” om te verseker dat kliënte hul oproep kan rig waarheen dit moet gaan.

Dit is van onskatbare waarde vir beide afgeleë en interne kliëntediensspanne. Dit stroomlyn oproephantering, verminder die behoefte aan ‘n regstreekse ontvangsdame, en verseker ‘n professionele eerste indruk aan bellers.

Namate besighede egter verander en skaal in grootte, kan die eenvoud van basiese outomatiese bediendes organisasies beperk – die gebrek aan buigsaamheid pas nie by meer komplekse organisasiestrukture of uiteenlopende klantbehoeftes aan nie.

Byvoorbeeld, ‘n basiese outomatiese bediende kan nie ‘n maatskappy assist om verskeie story te akkommodeer of bellers in staat te stel om betalings oor die telefoon te maak nie. Albei hierdie vereis die vermoë om ‘n telefoonboom met meer as een vlak van opsies te skep.

Vir groeiende ondernemings kan dit tot verskeie spesifieke probleme lei:

1. Onvoldoende oproeproetering: Met slegs ‘n basiese spyskaart kan oproepe nie na die regte afdeling gerig phrase nie, wat lei tot frustrasie van kliënte en langer oproeptye.
2. Beperkte verpersoonliking: Basiese stelsels bied nie persoonlike ervarings gebaseer op oproepergeskiedenis of spesifieke behoeftes nie, en mis ‘n geleentheid om kliëntetevredenheid te verbeter.
3. Skaalbaarheidskwessies: Soos ‘n maatskappy uitbrei, kan dit die vermoëns van ‘n basiese outomatiese bediende ontgroei, wat lei tot swak programfunksionaliteit.
4. Verhoogde houtye: Met alle oproepe wat deur ‘n enkele, vereenvoudigde spyskaart gelei phrase, kan bellers langer houtye ervaar, wat meer oproepe laat val.

Dink jy dis dalk tyd om die basiese outomatiese bediende te laat vaar? Hier is ‘n paar duidelike tekens dat jou maatskappy baat sal vind by ‘n multi-vlak outomatiese bediende-opgradering:

• Verhoogde oproepvolume: As jou kontaksentrum meer oproepe ontvang as wat dit doeltreffend kan hanteer, is dit tyd om ‘n multi-vlak stelsel te oorweeg. Hierdie stelsels maak voorsiening vir groter oproeproeteringopsies en verseker dat elke beller na die regte agent verwys phrase.
• Gereelde oproeperklagtes: As kliënte dikwels frustrasie uitspreek oor die verdwaal in jou oproepkieslys of nie die regte afdeling bereik nie, is dit ‘n duidelike aanduiding.
• Hoë oproepverlatingsyfers: ‘n Toename in bellers wat ophang voordat hulle hul gewenste bestemming bereik, dui daarop dat jou huidige stelsel dalk te omslagtig is.
• Werknemerterugvoer: As jou personeel probleme rapporteer met die bestuur van inkomende oproepe of ‘n toename in verkeerde oproepe, kan jou huidige stelsel te kort skiet.

Opgradering na ‘n multi-vlak outomatiese bediende kan jou assist om hoë inbelsentrum toutye vas te stel deur inkomende versoeke beter te hanteer en bellers ‘n wyer reeks selfdiensopsies te bied, wat die hitte van besige agente verder kan neem.

Voordele van ‘n multi-vlak outomatiese bediende

‘n Multi-vlak outomatiese bediende funksioneer soos ‘n Interactive Voice Response (IVR)-stelsel in plaas van ‘n enkelvlak-foonkieslys. Die belangrikste verskil tussen IVR en outomatiese bediendes is dat ‘n IVR aan ‘n databasis koppel en bellers in staat stel om self eenvoudige aksies uit te voer, soos om ‘n rekeningsaldo na te gaan of ‘n rekening te betaal.

SIEN: Ontdek hoekom kliënte en agente lief is vir IVR-stelsels.

‘n Multi-vlak outomatiese bediende bied die volgende voordele bo ‘n basiese stelsel:

• Doeltreffende navigasie: Bellers kan vinnig deur spyskaarte blaai wat sorgvuldig ontwerp is met IVR-skrifte en in rekordtye na die toepaslike departement of agent verwys phrase.
• Gepasmaakte oproepvloei: Multi-vlak oplossings maak voorsiening vir diep aanpassing, wat besighede in staat stel om oproepvloeie te skep wat hul struktuur en kliëntinteraksiebehoeftes weerspieël, wat ‘n persoonlike aanraking gee.
• Gestroomlynde bedrywighede: Meervlakkige outomatiese bediendes outomatiseer oproeproetering, verminder oorplasings en wagtye, wat kontaksentrumdoeltreffendheid verhoog en probleemoplossing bespoedig.
• Professionele beeld: Die inkorporering van ‘n multi-vlak stelsel in jou organisasie verbeter jou besigheid se beeld en laat kliënte gemaklik voel om interaksie met jou span.
• Skaalbare groei: Met die skaalbare aard van VoIP-dienste, maak die integrasie van meervlakkige outomatiese assistent-funksies voorsiening vir maklike uitbreiding van dienste of liggings, wat tred hou met besigheidsgroei.

Die mees opvallende voordeel van die oorskakeling na ‘n multi-vlak outomatiese bediende stelsel is die verbetering van die algehele kliënt ervaring deur die verbetering van oproep vloei. Hierdie tegnologie maak die eerste kontakpunt met jou maatskappy meer doeltreffend, wat bellers en agente gelukkig hou.

Oorwegings voor die opgradering van ‘n outomatiese bediende

Alhoewel die voordele van die opgradering na ‘n multi-vlak outomatiese bediende duidelik is, is daar verskeie faktore om te oorweeg voordat die oorskakeling gemaak phrase. Eerstens moet u besluit watter tipe stelsel u benodig.

Wolkgebaseerde of telefoonstelsels op die perseel

Wolk-gebaseerde besigheidsfoondienste hanteer oproepe aanlyn en omseil die behoefte aan tradisionele telefoonlyne. Baie verskaffers sluit meervlakkige outomatiese assistent-funksies in hul pakkette in, wat opgraderings eenvoudig en koste-effektief maak. Om hierdie kenmerk by te voeg, vereis dikwels internet ‘n planaanpassing of kenmerkaktivering, wat nuwe hardeware of uitgebreide stelselveranderings vermy. Wolk-opsies is ideaal vir klein tot medium ondernemings wat skaalbaarheid en gebruiksgemak soek sonder groot infrastruktuurbeleggings.

Met besigheidsfoonstelsels op die perseel is die byvoeging van ‘n multi-vlak outomatiese bediende meer betrokke. Dit kan hardeware-opgraderings, sagteware-opdaterings of selfs ‘n volledige stelselopknapping van jou Non-public Department Alternate (PBX) vereis. Alhoewel hierdie benadering groter beheer en aanpassing bied, het dit hoër koste gepaard – wat wissel van duisende tot tienduisende {dollars}, afhangende van stelselkompleksiteit. Hierdie opsie pas by groter organisasies met bestaande PBX-infrastruktuur en die hulpbronne om dit te bestuur.

SIEN: Kom meer te wete oor die verskille tussen die huisves van jou eie PBX en die gebruik van VoIP-foondienste.

Spesifieke oorwegings vir multi-vlak motor bediendes

Hier is ‘n paar dinge om in gedagte te hou wanneer u opgradeer na ‘n multi-vlak outomatiese bediende:

1. Integrasie met bestaande stelsels: Bevestig die outomatiese bedienaar integreer naatloos met jou huidige telefoonstelsel en ondersteun kenmerke soos stempos, oproepaanstuur of betaalpoorte. Om kliënte toe te laat om betalings through IVR te maak, is ‘n groot voordeel, maar slegs as al die tegnologie integreer.
2. Tegniese vereistes: Opgradering na ‘n multi-vlak outomatiese bediende op ‘n wolk platform is tipies gebruikersvriendelik, met baie verskaffers wat ondersteuning en leiding deur die proses bied. Vir stelsels op die perseel, oorweeg die tegniese kundigheid wat benodig phrase vir installering en instandhouding. Dit magazine dalk professionele installasie en opleiding vir jou personeel noodsaak.
3. Skaalbaarheid en buigsaamheid: Wolkoplossings kan skaal en aanpas by jou besigheidsbehoeftes met minimale ophef. Stelsels op die perseel, hoewel dit hoogs aanpasbaar is, kan bykomende hulpbronne en tyd benodig om te skaal of op te dateer.
4. Onderhoud en sekuriteit: ‘n Kragtiger outomatiese bediende sal meer aandag verg as ‘n eenvoudige telefoonkieslys. Begroot in tyd en expertise om te verseker dat IVR-toetsing en sekuriteitsoudits gereeld voltooi phrase.
5. Ontleding en verslagdoening: Oorweeg die vlak van ontleding en verslagdoening wat deur jou huidige stelsel verskaf phrase teenoor wat ‘n multi-vlak outomatiese bediende kan bied. Gevorderde inbelsentrumontledings sluit tipies intydse information, doeltreffendheidstatistieke en meer in.
6. Koste: Die byvoeging van ‘n multi-vlak outomatiese bywoner-funksie kan ingesluit phrase in ‘n hoër vlak plan of beskikbaar as ‘n byvoegingsdiens vir wolk-gebaseerde stelsels. Dit lei dikwels tot ‘n marginale verhoging in jou maandelikse rekening. Plaaslike PBX-opgraderings kan baie verskil in koste, afhangende van die kompleksiteit van die nuwe opstelling en die bestaande infrastruktuur. Dit is nie ongewoon dat opgraderings op die perseel aansienlike investering in nuwe hardeware of sagteware behels nie.

Ons sal hierdie laaste oorweging in die volgende afdeling van nader bekyk.

Multi-vlak outomatiese bediende pryse

Aangesien koste een van die grootste oorwegings vir besighede is, is hier ‘n uiteensetting van die prysmodelle vir meervlakkige motorpersoneel.

VoIP-foondienste met multi-vlak outomatiese bediende

Vir VoIP-telefoondienste val die koste van die byvoeging van ‘n multi-vlak outomatiese assistent-funksie dikwels binne die diensverskaffer se intekeningplanne. Gemiddeld kan besighede verwag om:

• Betaal ‘n addisionele $10 tot $30 maandeliks bo en behalwe hul gereelde VoIP-diensfooie vir basiese multi-vlak outomatiese bediende vermoëns.
• Besluit of hulle wil opgradeer na premiumplanne wat gevorderde outomatiese bywonerfunksies insluit, wat kan wissel van $30 tot $50+ per gebruiker per maandafhangende van die verskaffer en spesifieke kenmerke wat benodig phrase.

Dit is ‘n tipiese ineenstorting, maar as jy bereid is om rond te kyk, sal jy vind dat sommige VoIP-verskaffers, soos RingCentral, multi-vlak outomatiese bediendes met elke plan bied.

Op-perseel multi-vlak outomatiese bediende oplossings

As gevolg van hardeware en installasievereistes is oplossings op die perseel geneig om vooraf meer kapitaalintensief te wees. Vir ‘n middelgroot besigheid kan ‘n plaaslike PBX-stelsel met meervlakkige outomatiese bediende-funksionaliteit wissel van $5,000 tot $20,000 vir die aanvanklike opstelling, insluitend hardeware, sagteware en installasie.

Deurlopende instandhouding en potensiële opgraderings kan bykomende koste byvoeg, wat baie verskil, gebaseer op die stelsel se kompleksiteit en kontraktuele bepalings met diensverskaffers. Die groot kosteverskil is een van die redes waarom ek aanbeveel dat ‘n ander maatskappy jou VoIP-bediener huisves eerder as om dit self te doen.

Koste vergelyking vir multi-vlak motor bediendes

Wolk-gebaseerde meervlakkige outomatiese bediendes bied ‘n laer toegangspunt met hul maandelikse intekeninge, wat hulle ideaal maak vir klein tot mediumgrootte ondernemings of diegene wat buigsaamheid soek.

Plaaslike stelsels bied meer beheer en aanpassing, wat groter organisasies met spesifieke behoeftes en toegewyde IT-spanne kan pas.

IVR-pryse is wisselvallig – maar dit kan in jou weapons werk – jy moet internet begroot in die totale koste van eienaarskap en deurlopende uitgawes. Wanneer u die koste van ‘n multi-vlak motor bediende opweeg, moet u nie internet die aanvanklike belegging of maandelikse fooie oorweeg nie, maar ook die langtermyndoeltreffendheid, kostebesparings en klanttevredenheidvoordele.